Das Eisenhower-Prinzip einfach erklärt (inklusive PDF-Vorlage) (2024)

Wenn Du eine Person fragst, welche Zeitmanagement-Methode sie Dir empfehlen kann, wird sie Dir oft das Eisenhower-Prinzip empfehlen.

Tatsächlich gehört dieses Prinzip zu den beliebtesten Methoden, wenn es darum geht, die eigenen Aufgaben zu priorisieren. Zudem ist das Eisenhower-Prinzip schon einige Jahrzehnte alt; eine Methode, die sich so lange behaupten, gegen andere Methoden durchsetzen und alle Trends überleben kann, ist einen Blick wert.

In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du über das Eisenhower-Prinzip wissen musst (inklusive PDF-Vorlage zum Herunterladen).

Auf das darfst Du Dich in diesem Artikel freuen

• Der Erfinder des Eisenhower-Prinzips
• Das Eisenhower-Prinzip einfach erklärt
  • Definition „wichtig“ und „dringend“
  • Quadrant A: wichtig und dringend
  • Quadrant B: wichtig, aber nicht dringend
  • Quadrant C: nicht wichtig, aber dringend
  • Quadrant D: nicht wichtig und nicht dringend
  • Erledige die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge
• Analoges oder digitales Eisenhower-Prinzip (inklusive Vorlage)
• Vorteile des Eisenhower-Prinzips
• Nachteile des Eisenhower-Prinzips

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Der Erfinder des Eisenhower-Prinzips

Das Eisenhower-Prinzip hilft Dir dabei, Dich auf die Aufgaben zu fokussieren, die Dich Deinen Zielen näher bringen und die Aufgaben auszusortieren, die das nicht tun. Schließlich bedeutet beschäftigt zu sein nicht automatisch auch, produktiv zu sein.

Fälschlicherweise behaupten andere Autoren oft, das Eisenhower-Prinzip sei vom ehemaligen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower erfunden und angewendet worden. Das ist falsch. Aber Du hast Glück: Du bist hier auf einer Webseite gelandet, auf welcher der Autor alle Informationen auf Richtigkeit prüft und nur wissenschaftlich fundierte und mit Studien untermauerte Artikel schreibt. (Und deshalb bringen Dich meine Artikel und mein Selbstmanagement-Coaching –im Gegensatz zu den Angeboten, die Du andernorts findest –tatsächlich weiter.)

Die Wahrheit ist: US-Präsident Eisenhower hielt 1954 eine Rede, in welcher er einen Hochschulpräsidenten folgendermaßen zitierte: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ Auf Deutsch: „Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“

Der Buchautor Stephen Covey hörte von Eisenhowers Rede und ließ sich dadurch zu einer Zeitmanagement-Methode inspirieren, die er „Eisenhower-Prinzip“ nannte und in seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg“ vorstellte.

Das Eisenhower-Prinzip einfach erklärt

Das Erstellen einer Aufgabenliste ist einfach. Das Priorisieren der Aufgaben auf Deiner Liste ist hingegen schon deutlich schwieriger. Wie entscheidest Du, welche Aufgaben Du in Angriff nimmst, wenn die Zeit nicht für alle Aufgaben reicht? Das Eisenhower-Prinzip hilft Dir dabei.

Im Eisenhower-Prinzip überlegst Du Dir bei jeder Aufgabe, wie wichtig und dringend sie ist. Dabei entstehen vier mögliche Kombinationen, mit welchen Du unterscheidest zwischen Aufgaben, die Du zuerst erledigst, auf später verschiebst, delegierst oder in den Papierkorb wirfst:

• wichtig und dringend
• wichtig, aber nicht dringend
• nicht wichtig, aber dringend
• nicht wichtig und nicht dringend

Definition „wichtig“ und „dringend“

Damit Du das Eisenhower-Prinzip korrekt anwenden kannst, ist es enorm wichtig, die Begriffe „wichtig“ und „dringend“ richtig zu interpretieren.

Eine Aufgabe ist wichtig, wenn sie Dich näher an mindestens eines Deiner großen Ziele (Abschluss des Studiums, Beförderung, Weltreise, Selbstständigkeit, etc.) bringt oder entscheidend ist für den Erfolg Deines Unternehmens. Aufgaben, die zu keinem Deiner Ziele passen, sind nicht wichtig.

Um herauszufinden, ob eine Aufgabe wichtig ist, stelle Dir die Frage: Welche Konsequenzen hätte es, wenn Du die Aufgabe nicht erledigst? Falls die Konsequenzen groß wären, darfst Du die Aufgabe als wichtig anschauen.

Bei Terminanfragen kann das Vorgehen hilfreich sein, das Dennis Fischer in seinem Buch „52 Wege zum Erfolg: Die besten Ideen aus 500 Business-Ratgebern“ beschreibt:

Wenn du eine Terminanfrage bekommst, stelle dir sofort folgende Frage: »Würde ich den Termin wahrnehmen, wenn er heute Nachmittag stattfinden würde?« Wenn er so wichtig ist, dass du dafür deinen Nachmittag umplanen würdest, solltest du zusagen. Bei allen anderen Antworten würde ich dir empfehlen, noch einmal nachzudenken, ob du ihn nicht lieber absagst.

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Dringend ist eine Aufgabe dann, wenn sie Deine sofortige Aufmerksamkeit erfordert und es klare Konsequenzen gibt, wenn Du die Aufgabe nicht so bald wie möglich erledigst. Wenn Dein Onlineshop nicht mehr online ist, ist das zum Beispiel ein dringendes Problem.

Achte aber darauf, dass Du nicht in die gleiche Falle trittst, wie Nathalie McKeever sie im Buch „Chefsache Assistenz“ von Dunja Schenk und Peter Buchenau (Herausgeber) beschreibt:

[Es sei mir] der Hinweis erlaubt, dass natürlich darauf geachtet werden muss, dass sich nicht alle Aufgaben als wichtig in den Vordergrund schieben, bzw. die unwichtigen, unbeliebten Aufgaben gar nicht erledigt werden. Besonders schnell passiert es bei Aufgaben, die man gut kann und die einem schnell von der Hand gehen. Diese priorisiert man gerne als wichtig oder dringend, auch wenn diese es oft gar nicht sind. Dasselbe geschieht mit wichtigen oder dringenden Aufgaben, die zum Beispiel neu sind und man den zeitlichen Aufwand dafür noch nicht abschätzen kann. Solche Aufgaben werden gerne niedrig priorisiert. Auch ich ertappe mich von Zeit zu Zeit bei dieser Vorgehensweise.

Tatsächlich ist es im Alltag oft schwierig, die Wichtigkeit und Dringlichkeit korrekt einzuschätzen:

• Sollst Du zu diesem Vortrag gehen, obwohl Dich das Thema nicht interessiert? Vielleicht ist der Vortrag wichtig für Deine zukünftige Karriere und Dein Weiterkommen.
• Sollst Du die Firma „Glasbau AG“ sofort zurückrufen oder hat das noch Zeit bis morgen? Vielleicht ist diese Firma Deine neue Großkundin.
• Sollst Du die Beschwerde sofort bearbeiten oder kann das noch warten? Wenn Du zu lange wartest, wendet sich die Kundin vielleicht an die Presse.

Quadrant A: wichtig und dringend

Fast alle Aufgaben, welche Menschen von außen an Dich herantragen, sind in den Augen der Absender wichtig und dringend zugleich. Die Menschen wollen, dass Du alles am liebsten gestern schon erledigt hast. Die Herausforderung für Dich liegt nun darin, selbst bestimmen zu müssen, welche Aufgaben wirklich sowohl wichtig als auch dringend sind und damit in den Quadranten A gehören.

Quadrant B: wichtig, aber nicht dringend

B-Aufgaben musst Du nicht sofort erledigen, sie sind jedoch wichtig für die Erreichung Deiner Ziele. Plane die Erledigung dieser Aufgaben früh genug ein, sodass sie nicht plötzlich dringend werden.

Dies können unter anderem langfristig terminierte Projekte sein. Bei Projekten ist es wichtig, nicht alle Aufgaben bis zum Schluss aufzuschieben, sondern nach Möglichkeit über die Projektdauer verteilt abzuarbeiten.

Auch Social Media-Kampagnen können B-Aufgaben sein; oder die Entwicklung einer PR-Strategie für Dein Unternehmen.

Quadrant C: nicht wichtig, aber dringend

Wenn etwas nicht wirklich zu Deiner Zielerreichung beiträgt, aber dringend erledigt werden muss, kannst Du Dir überlegen, die Aufgabe zu delegieren oder Dir zumindest externe Unterstützung hinzuzuziehen. Beispiele dafür sind Einladungen zu Besprechungen ohne klaren Zweck; dort kannst Du zum Beispiel einen Mitarbeiter hinschicken. Dies zumindest ist der Rat von Stephen Covey im eingangs erwähnten Buch.

Ich persönlich teile die Meinung von Stephen Covey nur bedingt. Weshalb sollte ich Dinge erledigen (oder erledigen lassen), die nicht wichtig sind?

Falls Du C-Aufgaben selbst erledigst, solltest Du immer darauf achten, diese Aufgaben nicht dann zu erledigen, wenn Du in einem Leistungshoch bist. Verschiebe die Erledigung dieser Aufgaben besser an das Tagesende respektive in Zeiten, in welchen Du weniger leistungsfähig bist.

An dieser Stelle ein kleiner Tipp von mir, für den Fall, dass Du eine Aufgabe delegieren möchtest, aber keine Dir unterstellten Mitarbeitende hast: Auch ich bin eine „One-Man-Show“ und habe keine Angestellten. Wenn ich Aufgaben delegiere (nicht nur C-Aufgaben, sondern in der Regel A- oder B-Aufgaben, die ich nicht zwingend selbst erledigen muss), nutze ich regelmäßig die Hilfe von sogenannten „virtuellen Assistenten“. Das sind Menschen – überall auf der Welt verteilt –die einzelne Aufgaben für mich übernehmen.

Für meine Webseite arbeite ich mit einem Programmierer zusammen, der als digitaler Nomade durch die Welt zieht und momentan in Bukarest lebt. Im Rahmen meiner Investitionen arbeite ich mit Leuten aus den USA und aus Indien zusammen, die für mich die Geschäftsberichte studieren, Zahlen auswerten und Statistiken erstellen. Bei größeren Recherchen zu meinen Artikeln engagiere ich Studierende aus dem deutschsprachigen Raum, die ich über Kleinanzeigenportale finde. Diese Studierenden suchen für mich nach Studien und fassen diese leicht verständlich zusammen.

Quadrant D: nicht wichtig und nicht dringend

Aufgaben, die nicht in die Quadranten A, B oder C passen, sind weder wichtig noch dringend. Wirf diese Aufgaben in den Papierkorb! Ganz einfach. Wenn es keine Folgen hat, dass Du die Aufgabe nicht erledigst und die Aufgabe kein dringend zu lösendes Problem darstellst, dann vergiss sie einfach. Diese Aufgaben stehen Deinen Zielen bloß im Weg.

Beispiele für D-Aufgaben sind Einladungen zu Veranstaltungen, die Dich persönlich nicht weiterbringen. Mein Bankberater lädt mich zum Beispiel in regelmäßigen Abständen zu Apéros ein. Da ich jedoch nicht auf Investitionstipps einer Bank angewiesen bin (die schlussendlich doch nur immer ihre eigenen Produkte verkaufen), sondern ein eigenes Analystenteam habe, gehe ich dort nicht hin.

Erledige die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge

Innerhalb der einzelnen Quadranten kannst Du wiederum eine Reihenfolge bilden, sodass Du auch innerhalb der Quadranten alle Aufgaben richtig priorisiert hast.

Analoges oder digitales Eisenhower-Prinzip (inklusive Vorlage)

Manche Menschen ziehen es vor, ihre Eisenhower-Matrix mit Stift und Papier zu zeichnen, andere verwenden dazu einen Computer oder eine App.

Falls Du eher der analoge Typ bist, findest Du hier eine PDF-Vorlage zum Herunterladen. Gleichzeitig meldest Du Dich damit auch für meinen wöchentlichen Newsletter „WEEKLY UPDATE“ an.

Falls Du nur die Vorlage möchtest, ohne Dich beim Newsletter anzumelden, kannst Du das PDF hier kaufen.

Du darfst das PDF gerne auch an Freunde und Bekannte weiterleiten. Beachte dabei einfach die Bedingungen meiner Lizenz (CC BY-ND 4.0).

Wenn Du lieber auf eine App zurückgreifen möchtest, findest Du sowohl für iPhone (iOS) als auch Android diverse Apps, indem Du in den entsprechenden Stores nach „Eisenhower“ suchst.

Vorteile des Eisenhower-Prinzips

Das Eisenhower-Prinzip bietet Dir einige Vorteile:

• Die Methode ist leicht zu verstehen und Du benötigst kein Vorwissen
• Du benötigst kaum Material
• Du erledigst Deine Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge
• Deine Aufgaben sind priorisiert und Du hast die strategisch wichtigen Aufgaben stets im Blick
• Aufgaben, die Dich Deinen Zielen nicht näher bringen, werden herausgefiltert

Nachteile des Eisenhower-Prinzips

Mein größter Kritikpunkt am Eisenhower-Prinzip ist: Wer zum Eisenhower-Prinzip greifen muss, hat zuvor bereits einiges falsch gemacht. Denn solange Du Dein Zeitmanagement im Griff hast, wirst Du nur selten Aufgaben auf Deiner Liste haben, die sowohl wichtig und dringend sind.

Aufgaben werden vor allem dann dringend, wenn Du sie (zu) lange vor Dir hergeschoben hast. Deshalb solltest Du –sofern Du alles richtig gemacht hast –nur selten Aufgaben im Quadrant A haben. Und wenn Du viele Aufgaben im Quadrant C hast, ist das ein Zeichen dafür, dass Du schlecht Nein sagen kannst. In der Folge bedeutet das: Die Quadranten A und C brauchst Du im Optimalfall nur sporadisch und Quadrant D sollte Dich sowieso gar nicht interessieren. Bleibt also nur noch Quadrant B. Wenn Du hinsichtlich Deines Zeitmanagements alles richtig machst, befinden sich hier fast alle Deine Aufgaben.

Aus diesen Gründen ist das Eisenhower-Prinzip aus meiner Sicht vielleicht ein guter Start in ein besseres Zeitmanagement, aber anschließend gibt es bessere Zeitmanagement-Methoden für die Verwaltung Deiner Aufgaben.

Hinzu kommt, dass das Eisenhower-Prinzip übersichtlich werden kann, wenn Du sehr viele Aufgaben hast. Zudem kann die Einteilung in vier Quadranten zu simpel für komplexe Aufgaben und Projekte sein.

Lies jetzt hier weiter, lerne die ALPEN-Methode kennen und erfahre, wie einfach Du den Berg an Arbeit bewältigst (inklusive PDF-Vorlage)…

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